Le parcours de prescription d'un VPH, étape par étape

1. 01

   Évaluation des besoins

   Prescripteur ou équipe pluridisciplinaire

   Document : Fiche d'évaluation des besoins (modèle officiel publié par le ministère chargé des personnes handicapées)

   La fiche d'évaluation des besoins décrit les facteurs personnels, la pathologie, l'usage et les activités, et les facteurs environnementaux du patient. La fiche justifie la catégorie de VPH (véhicule pour personne en situation de handicap) envisagée au regard des indications de la nomenclature. Elle se termine par une attestation qui certifie aussi que l'auteur n'est ni consultant ni salarié d'un fabricant, d'un distributeur ou d'un prestataire.

   Conseils de terrain+

   • Remplissez entièrement la rubrique « Usage et activités ». Elle permet à l'Assurance Maladie de vérifier si plusieurs VPH peuvent être pris en charge en même temps. Exemple : décrivez séparément les déplacements à domicile, les trajets extérieurs, les transferts et le transport en voiture.
   • Si un VPH moins cher paraît adapté à la situation, expliquez pourquoi il n'a pas été retenu. N'y faites figurer que les éléments médicaux et environnementaux qui justifient le choix. Exemple : pour un FRMA, décrivez la maniabilité, les transferts et les franchissements que le patient réalise seul, en intérieur et en extérieur, et ce que le FRM ne lui permet pas de faire.

2. 02

   Préconisation

   Prescripteur ou équipe pluridisciplinaire

   Document : Fiche de préconisation

   La fiche de préconisation précise le VPH retenu, ses caractéristiques, les options et adjonctions nécessaires et les mesures du patient. Le distributeur s'en sert pour proposer des modèles conformes. Elle est remise au distributeur choisi par le patient, avant les essais. Pour un FRE à commande pour l'accompagnant, la préconisation se fait en présence de l'accompagnant.

   Conseils de terrain+

   • Rattachez chaque adjonction et chaque produit d'assistance à la posture à un besoin de compensation décrit dans l'évaluation. Employez le vocabulaire de la posture. Exemple : un appui-tête se justifie par un défaut de maintien de la tête noté dans l'évaluation, pas par le confort.
   • Pour une adjonction sur devis, remplissez les cadres prévus dans l'évaluation et dans la préconisation. Sur la préconisation, la case qui commence par « Je certifie que le besoin de compensation du handicap n'est pas couvert par les adjonctions » est souvent oubliée.
   • Les mesures du patient figurent sur la fiche de préconisation : relevez-les en sa présence. Exemple : prévoyez le temps de mesure dans la consultation plutôt qu'un relevé transmis après coup.
   • L'évaluation et la préconisation peuvent porter la même date. Exemple : quand les deux fiches sont établies lors de la même consultation, datez-les du même jour.

3. 03

   Certificat d'aptitude à la conduite

   Équipe pluridisciplinaire · FRE, FREP, FREV et scooter

   Document : Certificat d'aptitude à la conduite

   L'équipe organise un essai pratique de conduite en sa présence. Elle vérifie que le patient a les capacités, notamment cognitives, pour maîtriser la conduite. Le certificat est délivré après cet essai pratique et atteste aussi que le VPH convient au handicap et au projet de vie. Sans ce certificat, le VPH n'est pas pris en charge.

   Conseils de terrain+

   • Faites l'essai sur un parcours proche des trajets décrits dans l'évaluation. Exemple : pour un patient qui va seul faire ses courses, incluez une bordure de trottoir, une pente et le passage d'une porte.

4. 04

   Certificat de validation d'essai

   Distributeur, signé par l'assuré

   Document : Certificat de validation de l'essai (modèle ministériel « certificat d'essai en conditions réelles »)

   Pour l'achat, l'essai comporte trois étapes. Sauf exceptions, le distributeur présente sur catalogue au moins 4 modèles conformes à la catégorie prescrite. Le patient en essaie au moins 2, au point de vente ou à domicile, puis essaie le modèle choisi en conditions réelles. Le certificat conclut l'essai et rejoint la demande d'accord préalable dans les situations requises.

   Délai : L'essai en conditions réelles dure 7 jours pour un VPH avec fiche d'évaluation : fauteuil modulaire, scooter, cycle ou poussette multiréglable. À la demande expresse du patient, il peut être réduit, sans descendre sous 48 heures.

   Conseils de terrain+

   • Le distributeur nomme précisément chaque modèle essayé. L'essai comparatif porte sur au moins 2 modèles, sauf exceptions. Si besoin, il joint deux certificats.
   • Le certificat indique la durée exacte de l'essai en conditions réelles. Une mention comme « durée nécessaire et suffisante » expose le dossier à un refus. Exemple : « du 3 au 10 mars, soit 7 jours ».
   • Si le patient demande un essai plus court, le certificat précise que la réduction vient de sa demande expresse. La durée reste d'au moins 48 heures.

5. 05

   Devis

   Distributeur

   Document : Devis détaillé ou bon de commande

   Le devis détaillé, ou le bon de commande, décrit le modèle validé à l'essai, ses options et ses adjonctions. Il fait partie des pièces de la demande d'accord préalable quand celle-ci est exigée. Chaque ligne d'une adjonction sur devis doit être justifiée par un besoin de compensation que les options de la nomenclature ne couvrent pas.

   Conseils de terrain+

   • Le devis fait apparaître chaque élément avec son modèle précis s'il y a lieu et son prix, même lorsque plusieurs éléments relèvent du même code de la LPP (liste des produits et prestations remboursables). Exemple : deux éléments de modèles différents sous un même code font deux lignes.
   • Une adjonction comprise dans les spécifications techniques minimales du VPH ne se facture pas en sus. Quand la LPP indique que « le bon de commande doit proposer » un élément, il est compris dans le VPH.
   • Avant de prescrire, rapprochez chaque ligne du devis de votre préconisation. Chaque adjonction facturée doit répondre à un besoin décrit dans la fiche d'évaluation des besoins.

6. 06

   Prescription définitive

   Prescripteur ou équipe pluridisciplinaire

   Document : Prescription définitive (ordonnance)

   La prescription définitive est établie lors d'une consultation, après la phase d'essai pour les catégories avec fiche, si l'essai est concluant. Elle porte sur le modèle validé, avec ses options et ses adjonctions. Pour les catégories sans fiche, la prescription simple vient avant l'essai. Une prescription faite en téléconsultation ne donne pas lieu à prise en charge.

   Conseils de terrain+

   • Reprenez dans la prescription chaque option et chaque adjonction du devis. Exemple : si le devis comprend un dossier inclinable et une tablette, la prescription mentionne les deux.
   • La prescription vient après les essais et peut porter la même date que la demande d'accord préalable. Dans Ailia, vous retrouvez la prescription dans le dossier, avec les autres pièces.
   • Pour un renouvellement à l'identique, écrivez la mention « Renouvellement à l'identique ». Pour une adjonction sur devis, vérifiez que la mention manuscrite figure sur la fiche d'évaluation des besoins.

7. 07

   Demande d'accord préalable

   Distributeur · Selon la catégorie, et pour toute prise en charge sur devis

   Document : Demande d'accord préalable

   La demande d'accord préalable est transmise par voie dématérialisée. Elle réunit la fiche d'évaluation des besoins, la fiche de préconisation, le certificat de validation de l'essai dans les situations requises, le devis et la prescription définitive. Pour un VPH à moteur, le certificat d'aptitude à la conduite conditionne la prise en charge. La demande n'est exigée que pour certaines catégories et pour toute adjonction sur devis.

   Délai : Le code de la sécurité sociale fixe un délai de 15 jours (article R. 165-23). Sans réponse dans ce délai, la demande est acceptée. Pour les demandes les plus complexes, notamment avec une adjonction sur devis, le ministère indique un délai qui peut aller jusqu'à 2 mois, et le silence vaut aussi accord.

   Conseils de terrain+

   • Avant l'envoi, le distributeur vérifie que chaque code de la demande correspond à un libellé de votre prescription. La demande vient après la prescription et peut porter la même date.
   • Prévenez le patient du délai dès la préconisation. Exemple : avec une adjonction sur devis, la réponse peut prendre jusqu'à 2 mois.
   • Dans Ailia, les pièces sont assemblées en un seul PDF, dans un ordre fixe. Ailia indique celles qui manquent et prévient quand une pièce a été ajoutée après la dernière génération du PDF.

8. 08

   Livraison et engagement de l'assuré

   Distributeur, signé par l'assuré

   Document : Formulaire d'engagement de l'assuré (lettre d'engagement)

   Avant la livraison, le distributeur vérifie et adapte les réglages au patient. Lors de l'achat, l'assuré signe l'engagement prévu à l'article L. 165-1 du code de la sécurité sociale : participer à la réutilisation du VPH quand il n'en a plus l'usage ou qu'il ne correspond plus à son besoin médical, et le déposer dans un point de collecte recensé par le ministère. Le formulaire est établi en deux exemplaires, gardés par l'assuré et par le distributeur. Un VPH commandé en ligne n'est pas pris en charge.

   Délai : Un forfait de livraison est remboursé une fois par VPH et par patient, sur 5 ans, ou sur 3 ans avant 16 ans.

   Conseils de terrain+

   • Le distributeur prévoit le temps des réglages à la livraison, avec la préconisation sous les yeux. Exemple : hauteur des repose-pieds et position de la commande vérifiées avec le patient installé.
   • Le distributeur rappelle au patient qu'il peut garder son exemplaire de l'engagement dans Mon espace santé, et ce que prévoit l'engagement quand il n'aura plus l'usage du VPH.
   • Dans Ailia, le distributeur remplit la lettre d'engagement et l'assuré la signe sur son écran.

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